A todos nos ha pasado alguna vez que llegamos a nuestro lugar de trabajo con entusiasmo y energía, dispuestos a completar todas las tareas pendientes y dar lo mejor de nosotros, pero al finalizar la jornada nos percatamos de que muchas de las actividades que teníamos planeadas han quedado incompletas.
Por eso te presentamos algunos consejos y herramientas para que sortees los inconvenientes más comunes que se presentan en el lugar de trabajo y que pueden afectar nuestra productividad.
1. Adecúa tu espacio de trabajo. Si trabajas en una oficina y pasas mucho tiempo frente al computador, es importante que tu espacio sea, además de agradable, cómodo y funcional.
– Debes tener una silla ergonómica que le de un adecuado soporte a tu espalda
– La pantalla de tu computador debe estar alineada con tus ojos.
– Debes tener una buena iluminación ya que la luz escasa o excesiva, fatigan tu visión.
– Es importante que haya una buena ventilación ya que el frío o el calor generan incomodidad y baja productividad.
– Los espacios demasiado reducidos dificultan la movilidad y la disposición de los elementos necesarios para trabajar, lo cual puede retrasar tus labores.
2. Planifica tu jornada. Si parece que nunca puedes llevar a cabo todas las tareas del día, lo mejor es que planifiques tu jornada laboral desde antes de comenzar a hacer cualquier cosa.
Puedes hacer un listado de tareas en una agenda, organízala en orden de importancia y ve resaltando aquellas que ya terminaste. Si es posbile asigna un tiempo determinado a cada una, para que lleves un control de cuánto tiempo has invertido por tarea.
Importante: nunca te saltes tareas o dejes actividades incompletas. Si tienes algo en tu lista que debes hacer, procura finalizar. Dejar actividades a medias es una de las principales causas de improductividad.
Si requieres ayuda adicional, la técnica Pomodoro puede serte de gran utilidad. Esta técnica se basa en un método de gestión de tareas para que aprendas a trabajar con el tiempo en vez de en contra de él. Esto ayuda a lograr una mejor distribución del tiempo y evitarás perderlo en distracciones innecesarias.
Hay diversas aplicaciones gratuitas y sitios web donde puedes explorar esta técnica de forma gratuita:
Team Viz
Una aplicación gratuita para iOS, Android, Mac OS X, Windows que te ayudará a mejorar tu productividad usando la técnica Pomodoro.
Moosti
Es un sitio web y una extensión de Chrome que utiliza la Técnica Pomodoro. Hay opciones para cambiar la duración del tiempo para cada sesión de trabajo y descanso y es responsive, así que te permitirá trabajar cómodamente desde diferentes dispositivos.
3. Limita las interrupciones. Las reuniones constantes e innecesarias, los servicios de mensajería instantánea como WhatsApp, iMessage y similares, las redes sociales y las conversaciones con comppañeros de trabajo, son los más grandes distractores que puedes encontrar.
Por esto te recomendamos evitarlas al máximo y asignar tiempos de descanso para estas actividades
4. Gestiona las relaciones con tus clientes. Un sistema de CRM permite a las empresas gestionar las relaciones con los clientes, incluida la información asociada con ellos, como datos de contacto, reuniones programadas, clientes actuales, potenciales y oportunidades de ventas.
A través de un sistema de gestión CRM, podrás llevar un control adecuado de cada actividad realizada con los clientes de forma integral y nunca olvidarás realizar actividades importantes como llamadas, envío de mensajes y agenda.
Existen numerosas herramientas CRM que pueden ayudarte a mejorar tu productividad, pero si estás en el mercado de Bienes Raíces, la mejor herramienta que puedes tener es Wasi.
Wasi es un sistema CRM con el que puedes mejorar las relaciones con tus clientes y es también una poderosa plataforma para gestionar inventario de propiedades, publicarlas en tu propio sitio web gratuito (que te ofrece la plataforma), publicar en más de 22 portales inmobiliarios, hacer cruce de clientes y propiedades de acuerdo a sus necesidades específicas y obtener reportes y estadísticas que harán más fácil la toma de decisiones.
5. Mantener tu “Oficina virtual” organizada. Si usas una computadora como herramienta de trabajo, debes considerarla tu oficina virtual. Seguramente allí tienes almacenados documentos importantes, imágenes, videos y demás recursos necesarios para tu trabajo.
Por eso debes procurar que tu entorno virtual esté siempre organizado:
– Evita llenar el escritorio de archivos o accesos directos innecesarios que saturen tu pantalla.
– Se cuidadoso con la descarga de archivos desconocidos y con los sitios web que visitas.
– Procura hacer un buen uso de tu equipo, recuerda que es tu herramienta de trabajo y un equipo lento o con virus dismimuye la productividad.
– Guarda tus archivos de acuerdo a la temática. Asigna una carpeta a las imágenes, otra a los archivos de texto, otra para las hojas de cálculo etc.
6. Siempre toma notas. Es muy común que nos olividemos de las cosas. En ocasiones recordamos que debíamos enviar un correo, escribir un mensaje, enviar correspondencia o hasta asistir a un evento familiar.
Por eso es muy útil tener siempre a la mano un pequeña libreta en caso de que no puedas usar tu móvil y al final del día, puedes sincronizar tus notas con todas las demás.
Si estás en tu pc, te recomendamos Fast Note, una aplicación para Windows que te permite permite guardar inmediatamente un texto, un URL, una nota sin tener que iniciar un programa, crear un nuevo documento y guardarlo.
Simplemente presione la tecla Windows+N y digite (o pegue) directamente el texto. Es muy simple.
Organiza tu día manera fácil e intuitiva, introduce un recordatorio para una cita o una fecha importante, toma una fotografía o importa una foto y añádela a la nota.
Las notas automáticamente son guardadas, para que estés seguro de no perderlas
Finalmente, recuerda: “mente sana en cuerpo sano”. El descanso es esencial para que tu mente se mantenga alerta y puedas sortear los obstáculos que se te presentan día a día. Saca tiempo para dedicar a tus hobbies, a tu familia y a ti mismo y verás como afrontas tus responsabilidades con energía y entusiasmo.
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