La mejor forma de llevar el manejo de agenda y control de citas

El buen manejo de agenda y control de citas es una de las piezas claves para que tu negocio inmobiliario alcance las metas de productividad que tanto deseas. 

Son muchas las actividades que tiene que cubrir el profesional de los bienes raíces y todas ellas deben ser atendidas. Del orden y la organización de todas esas actividades depende el éxito y la consecución de los objetivos planteados.

Las labores que se realizan en una empresa inmobiliaria son variadas.

El primer paso para organizarlas es definir cuáles son importantes, cuáles son urgentes y cuáles son delegables. Esto, siempre entendiendo que se pueden presentar imprevistos y que en ese caso, la flexibilidad es válida.

¿Qué es una agenda de citas y cómo es su manejo?

Un agente inmobiliario, con perfil profesional, debe ser respetuoso del tiempo de sus colegas, de sus clientes y del propio. Una agenda le permitirá armar una planificación estratégica para que ninguna cita se pase por alto o se descuiden los detalles.

En su concepto más genérico, una agenda de citas, es un libro o cuaderno que parte originalmente en blanco y en el que se van anotando las cosas que hay que hacer. 

Nos facilita recordar y repasar nuestras citas, además de anotar comentarios sobre lo hecho o lo que se va a hacer.

Tips para controlar el manejo de agenda y control de citas

Gestionar de forma eficiente una agenda de citas en el negocio inmobiliario no es una tarea complicada, pero sí una que merece total atención. Te damos seis tips para comiences a llevarla adelante de la mejor manera.

Digitaliza la agenda

Por supuesto, que con los avances de la tecnología, una agenda ya no se lleva comúnmente en un cuaderno físico. Existen decenas de Apps que hacen el manejo de la agenda más sencillo, universal y escalable.

Cuando la agenda es digital se puede tener acceso a ella de forma fácil, las 24 horas del día y los 7 días de la semana. Se pueden hacer modificaciones y tener la seguridad, de que si guardamos en la nube, la pérdida de datos será improbable.

Además, si se forma parte de un equipo en una agencia inmobiliaria, tener la agenda en un formato digital le permitirá a cada miembro, estar al tanto del estatus de actividades de sus compañeros.

Define bloques de tiempo para las salidas y citas con clientes

Planificar bloques de tiempo es más que simplemente sumar citas y citas en los recuadros vacíos de tu agenda. Se trata de planificarlos con un propósito y en la medida de lo posible, pues existen las emergencias, evitar las interrupciones.

Los bloques de tiempo te garantizan poder trabajar en lo importante y darle la atención que necesita cada situación. Si tienes actividades administrativas que cumplir en la agencia, agéndalas también en bloque y evita mezclarlas.

Crea rutinas

Crear rutinas te ayuda a comenzar los días, las semanas, los meses, con la sensación temprana de estar organizado y realizado.

Una rutina de trabajo, además, te da la oportunidad de revisar tus expectativas, actividades realizadas y determinar cómo los puedes mejorar. ¿Quieres ser más productivo? Crea rutinas, ve analizandolas y cambia lo que sea necesario.

Agrupa las reuniones y llamadas

Dedicarte lo necesario a reuniones y llamadas, en o fuera de la agencia, liberará tu tiempo para dedicarlo a las ventas. 

Si el tema a tratar involucra a más de una persona, organiza el encuentro procurando que todos los interesados estén presentes, ya sea en persona o virtualmente. Así evitarás tener que explicar los mismos puntos a distintas personas en momentos diferentes.

Define y bloquea horarios fuera de oficina y personales

Ya comentamos que planificar en bloques te hace más eficiente, sobre todo, cuando estés fuera de la oficina. El tiempo que vas a tomarte para visitar propiedades o clientes no debe ser interrumpido, toda tu atención tiene que estar en ese momento.

Igual aplica para tus actividades personales. Una vez más te recomendamos, no mezclarlos.

Genera las citas en sitios cercanos uno de otro

Cómo ahorrar tiempo en cuando cumples tus actividades fuera de la oficina: agenda las citas según la ubicación geográfica. Muévete por zonas, no por clientes. 

Perder tiempo en el tráfico o cubriendo extensas distancias, yendo de un lugar a otro, sobre todo en las grandes ciudades, puede atentar contra tu productividad.

Y sabemos que con la nueva normalidad, las citas se están gestionando mayormente de forma virtual, si es el caso, prográmalas con al menos 10 minutos entre cada una. En ese tiempo podrás prepararte mejor y el cliente lo notará.

¿Qué pasa si se maneja mal la agenda?

No se cumplen metas. Se vienen abajo las proyecciones. Se menoscaba la reputación del negocio inmobiliario. No puedes hacer que las cosas sucedan.

Productividad es sinónimo de organización y tener una agenda de citas es una de las herramientas fundamentales para que al final de cada período los números estén en verde y no en rojo.

Conclusiones

Llevar una agenda de citas de forma eficiente le permitirá a tu negocio inmobiliario alcanzar las metas de productividad propuesta. 

Con agenda bien planificada en mano, el agente de bienes raíces tendrá el tiempo justo y necesario para realizar todas sus actividades, sin excusas.

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