Establecer prioridades permite determinar qué actividades se deben gestionar de manera urgente, así es posible cumplir con todo el conjunto de tareas existentes. Para ello es vital diferenciar cuales son las tareas importantes y urgentes.
Si no tomas el tiempo para priorizar, tendrás problemas para hacer las cosas en el momento adecuado, te estresas por cómo terminará todo en tu lista de tareas pendientes y no serás productivo.
En este artículo te hablaremos sobre las tareas importantes y urgentes, cuáles deben resolverse en primer lugar y cómo identificar cuando algo es prioritario.
Tabla de contenidos
Las actividades importantes tienen un resultado que te llevan a alcanzar las metas y objetivos propuestos en tu agencia inmobiliaria.
Los elementos importantes, pertenecen a objetivos a largo plazo y elementos de valor estratégico. Son «más lentos», conectados a un largo juego de desarrollo personal o profesional u organizacional.
Asegúrate de tener suficiente tiempo para hacer estas tareas correctamente y no se vuelvan urgentes. Además, recuerda dejar espacio en tu agenda para hacer frente a problemas imprevistos.
Las tareas urgentes son aquellas actividades que tienen que ser tratadas inmediatamente. De no hacerlo al momento pueden generar consecuencias negativas.
Estas son cosas como llamadas telefónicas, tareas con plazos inminentes y situaciones en las que debes responder rápidamente. Contestar a un correo electrónico, cuando hay que hacerlo, suele ser una tarea urgente.
Estas actividades exigen atención inmediata y, por lo general, se asocian con el logro de las metas de otra persona. A menudo son en las que nos concentramos y demandan atención especial.
Las tareas importantes y urgentes deben realizarse en su totalidad. Pero para determinar qué debe hacerse ahora, tienes que revisar los pendientes y hacerte un par de preguntas.
¿Es esta una prioridad apremiante, lo que significa que este elemento tiene una fecha límite próxima y las consecuencias si no se termina a tiempo? Por ejemplo, enviar un correo con una cotización. Estas tareas deben ser atendidas AHORA porque si no puedes perder la oportunidad de venta.
¿Es una prioridad crucial, lo que significa que se debe hacer este punto, pero no hay una fecha límite apremiante en este momento? Por ejemplo, una obligación de trabajo que tomará aproximadamente un día que vence la próxima semana.
¿Es esta una prioridad no obligatoria? Esto significa que no hay consecuencias si no se completa y lo más probable es que no haya una fecha límite. Por ejemplo, remodelar tu oficina.
Por ejemplo, es probable que una asignación de trabajo deba entregarse en la fecha de vencimiento para evitar una reprimenda de tu jefe (prioridad apremiante), y trabajar en ella probablemente sea más importante que hacer la remodelación de tu oficina (prioridad no obligatoria).
Identificar cuáles de tus tareas importantes y urgentes son la prioridad más alta es el primer paso para una gestión eficaz. Para administrar mejor tu tiempo, tendrás que reservar algunas horas para evaluar todo lo que haces, día a día, en el curso de la venta de bienes raíces.
Luego, debes colocar cada una de tus tareas en una de las siguientes categorías:
Una vez que hayas categorizado cada una de tus tareas importantes y urgentes, determina cuáles abordar primero, programa para más tarde, delega o elimina tu lista de tareas pendientes por completo.
Encárgate primero de las tareas importantes y urgentes. Haz las tareas urgentes primero, seguidas de las tareas importantes si tienes tiempo.
Las tareas urgentes pueden incluir cualquier cosa que directamente te haga ganar dinero o clientes. Las tareas importantes pero no urgentes no necesitan atención inmediata todos los días, por lo que puede programarlas para más tarde.
Delega lo que puedas. Algunos agentes tienen dificultades para delegar tareas, ya sea porque prefieren tener el control o porque no conocen los recursos y la ayuda disponibles.
Asignar tareas es una excelente manera de aligerar tu carga. Considera subcontratar a alguien para que maneje las redes sociales, evalúe los potenciales clientes y optimice tu presencia en línea.
No hagas lo que no es importante. Elimina las tareas no tan urgentes y no tan importantes de tu lista de tareas por un tiempo. Cuando hayas liberado tiempo debido a tu atención a la gestión del tiempo, revisa estas tareas para ver si puede delegarlas o reemplazarlas con una nueva estrategia para el éxito.
Las tareas sin importancia incluyen cualquier cosa que hayas estado haciendo repetidamente, durante un período prolongado de tiempo, y que no esté produciendo los resultados deseados.
Tendemos a prestar nuestra atención a las tareas urgentes a expensas de las tareas importantes. Las tareas urgentes llegan y piden a gritos una resolución. Generalmente tienden a ser las más recientes y ruidosas.
Casi siempre son el problema de otra persona, que se nos presenta en un breve período de tiempo que amplifica su volumen. Entonces, naturalmente, nos enfocamos primero en ello.
A veces esto es lo correcto. Pero se convierte en un problema grave cuando solo nos ocupamos de lo urgente y no dedicamos el tiempo adecuado a las cosas importantes que están ahí, en silencio y con paciencia.
Por ello, debes hacer ajustes en tu forma de trabajo y emplear metodologías para decidir las tareas importantes y urgentes, y ejercitar la disciplina para prestar atención a las cosas que son importantes pero no urgentes.
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Gloria Hoyos
Fecha: septiembre 3, 2022La planeación para la buena administración del tiempo priorizando las tareas da la pauta para el éxito de cualquier negocio. Muy interesa y como está explicado el contenido del artículo no deja dudas. Gracias Wasi.
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